Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal aparținând reprezentanților/ angajaților/ contactelor profesionale ale partenerilor Royal Trans SRL.

1. ANGAJAMENTUL ROYAL TRANS SRL CU  PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL.

ROYAL TRANS SRL se angajează să implementeze standarde de confidențialitate și transparență cu privire la datele cu caracter personal pe care le prelucrează în activitatea curentă, în conformitate cu principiile prevăzute de legislația privind protecția datelor aplicabilă în România, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei   95/46   /   CE   (în   continuare   denumit „Regulamentul” sau „GDPR”).

Datele cu caracter personal înseamnă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, iar o persoană identificabilă este acea persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

Această notă de informare privește datele personale ale partenerilor noștri de afaceri, ale altor persoane care ne contactează și care ne vizitează și ale reprezentanților sau contactelor ori angajaților acestora, și se aplică datelor colectate prin e-mail sau prin alte modalități off-line. Prezenta notă descrie modul în care prelucrăm datele cu caracter personal în gestionarea relației cu partenerii noștri de afaceri, categoriile datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm, modalitatea și scopurile în care le colectăm și folosim, durata procesării acestora date, destinatarii către care transferăm datele cu caracter personal care vă privesc și drepturile dumneavoastră în calitate de persoană vizată și modul în care le puteți exercita.

2. IDENTITATEA OPERATORULUI DE DATE CU CARACTER PERSONAL.

ROYAL TRANS SRL este operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal, cu sediul în Strada Dezrobirii, nr. 33, sector 6, București, România, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J40/8390/2000, având CUI RO13362657.

3. RESPONSABILUL ROYAL TRANS SRL CU PROTECŢIA DATELOR.

Gorga Oana – eMail: oana@royaltrans.ro / Tel.: 0744.627.502

4. CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE.

Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm în ceea ce privește relația cu partenerii noștri de afaceri pot include:

– Informații de contact, cum ar fi numele  și prenumele dumneavoastră, denumirea postului, adresa poștală, inclusiv adresa de domiciliu, în cazul în care ne-ați comunicat-o, adresa profesională, numărul de telefon, numărul de telefon mobil, numărul de fax și adresa de e- mail;

– Informații comerciale suplimentare prelucrate în mod obligatoriu într-un proiect sau raport contractual cu IBT sau comunicate în mod voluntar de către dumneavoastră, cum ar fi instrucțiuni acordate, plăți efectuate, solicitări și proiecte etc;

– Informații colectate din surse publice;

– Alte date cu caracter personal privind preferințele dumneavoastră, dacă se dovedesc relevante în cadrul relațiilor de afaceri desfășurate între părți;

– Detalii ale vizitelor dumneavoastră la birourile noastre sau ale întâlnirilor cu dumneavoastră;

– Alte date cu caracter personal furnizate de obicei de dumneavoastră, după cum este necesar pentru a îndeplini scopurile permise prevăzute în continuare.

Datele cu caracter personal care vă privesc sunt furnizate direct de dumneavoastră sau provin de la o sursă terță. Spre exemplu, putem colecta date cu caracter personal de la  organizația dumneavoastră, alte organizații cu care aveți legături, agenții guvernamentale, furnizori de informații sau servicii sau din baze publice.

În cazul în care ne furnizați date cu caracter personal cu privire la o altă persoană cum ar fi o persoană cu care aveți relații profesionale, aveți obligația de a vă asigura că aveți dreptul să ne divulgați aceste date cu caracter personal și că, fără a mai  lua  alte  măsuri, putem colecta, folosi și divulga acele date cu caracter personal, așa cum se descrie în prezenta. În special, trebuie să vă asigurați că respectiva persoană fizică are cunoștință de toate aspectele tratate în prezenta, așa cum acestea privesc persoana fizică respectivă, inclusiv identitatea noastră, modul în care ne poate contacta, scopurile în care colectăm, practicile noastre de divulgare a datelor cu caracter personal, dreptul persoanei fizice de a obține acces la datele cu caracter personal și de a depune plângeri cu privire la gestionarea datelor cu caracter personal, și consecințele furnizării și nefurnizării datelor cu caracter personal cum ar fi imposibilitatea noastră de a presta servicii.

5. SCOPURILE ÎN CARE SUNT PRELUCRATE DATELE ȘI TEMEIUL JURIDIC AL PRELUCRĂRII.

În contextul interacțiunii cu Royal Trans Srl, dumneavoastră, ca persoană fizică, în calitate de reprezentant legal, angajat sau persoană de contact a unui client sau potențial client, furnizor sau potențial furnizor ori a altui partener de afaceri al Royal Trans Srl, puteți fi persoană vizată de activitățile de prelucrare a datelor pe care le efectuăm.

Așadar, prin prezenta vă informăm că utilizăm datele dumneavoastră personale în următoarele cazuri:

5.1. Furnizarea serviciilor solicitate de la noi sau prestarea serviciilor către noi.

În momentul în care solicitați sau organizația dumneavoastră solicit prestarea anumitor servicii din domeniul de activitate al Royal Trans Srl, folosim datele dumneavoastră personale relevante pentru a pregăti și a furniza serviciile solicitate de la noi.

În momentul în care prestați sau vă oferiți să prestați sau organizația dumneavoastră prestează sau se oferă să presteze servicii pentru Royal Trans Srl, folosim datele dumneavoastră personale pentru a asigura derularea serviciilor în condiții optime în favoarea noastră.

În acest sens, vom utiliza datele dumneavoastră personale doar pentru următoarele scopuri permise:

– gestionarea relației cu clientul ori furnizorul pe care îl reprezentați;

– negocierea și încheierea contractului cu clientul ori furnizorul;

– derularea activităților pe care executarea contractului le presupune, pentru pregătirea sau solicitarea   materialelor necesare, ori pentru a comunica cu dumneavoastră în legătură cu solicitările dumneavoastră și pentru orice alte aspecte relevante legate de afaceri;

– gestionarea sau administrarea relației de afaceri a dumneavoastră sau a organizației dumneavoastră cu Royal Trans, inclusiv servicii de procesare a plăților, contabilitate, auditare, facturare și încasare, asistență;

– analizarea și îmbunătățirea serviciilor și comunicărilor noastre către dumneavoastră;

– în scopul monitorizării și evaluării conformității cu politicile și standardele noastre;

– în scopul identificării persoanelor autorizate să tranzacționeze în numele clienților, furnizorilor și/sau partenerilor noștri;

– în scopul respectării hotărârilor judecătorești și exercitării și/sau apărării drepturilor noastre legale;

– în orice scop aferent și/sau auxiliar oricărora dintre cele de mai sus sau orice alt scop pentru care datele dumneavoastră cu caracter personal ne-au fost furnizate.

Ne bazăm în toate cazurile de mai sus pe temeiul interesului  legitim  în  furnizarea  serviciilor noastre în funcție de domeniul nostru de activitate și  gestionarea relației  cu  clienții noștri  ori interesul legitim în accesarea serviciilor furnizate de către partenerii noștri și gestionarea relației cu furnizorii noștri.

5.2. Prelucrarea datelor ca obligație impusă de lege.

Putem prelucra unele dintre datele dumneavoastră în contextul desfășurării activității comerciale cu organizația din care faceți parte, ca urmare a obligațiilor legale privind arhivarea și păstrarea evidențelor contractelor în baza cărora părțile au derulat relații comercial-economice.

De asemenea, putem prelucra datele dumneavoastră în contextul modificărilor structurii capitalului social al Royal Trans Srl sau al altei entități în care Royal Trans Srl ar putea să dețină participații, dacă organizația din care faceți parte este parte a unei astfel de tranzacții. În acest caz, temeiul prelucrării pot fi reprezentat de obligația legală de a divulga  anumite  date  cu  caracter  personal autorităților publice, în legătură cu înregistrarea și executarea contractului încheiat de Royal Trans Srl în contextul unei astfel de tranzacții.

5.3. Comunicarea voluntară a datelor.

Putem colecta date cu caracter personal care vă privesc în momentul în care ne comunicați sau organizația dumneavoastră ne comunică voluntar, din orice motiv, datele dumneavoastră cu caracter personal.

În această situație, ne vom asigura că prelucrarea datelor respectă toate cerințele legale, asigurându-vă că vom șterge datele dumneavoastră în situația în care nu vom identifica un temei legal pentru păstrarea acestora și vă vom informa în acest sens.

6. DEZVĂLUIREA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL.

Putem dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele împrejurări:

– în cazul în care v-am colectat datele cu caracter personal în cadrul prestării serviciilor către un alt client de-al nostru, am putea comunica aceste date clientului respectiv și, dacă legea permite, către alte persoane în scopul prestării serviciilor respective;

– către societăți care prestează servicii pentru controale împotriva spălării banilor și în alte scopuri de prevenire a fraudelor și infracțiunilor și societăți care prestează servicii similare, inclusiv instituții financiare, birouri de credit și autorități de reglementare cu care sunt partajate datele respective;

– către orice terț căruia îi cesionăm sau novăm orice drepturi sau obligații;

– către instanțe de judecată, autorități de aplicare a legii, autorități de reglementare sau avocați sau alte persoane, dacă se dovedește necesar în mod just în vederea constatării, exercitării sau apărării unui drept în justiție sau a unui drept natural, sau în scopul unui proces de soluționare a diferendelor;

– către persoanele noastre împuternicite, în principal prestatori de servicii sau colaboratori ai IBT, în vederea prelucrării datelor cu caracter personal în scopurile premise prin prezenta, în numele nostru și doar în conformitate cu instrucțiunile noastre.

Royal Trans SRL va păstra controlul asupra datelor dumneavoastră cu caracter personal și se va asigura că persoanele împuternicite folosesc măsuri corespunzătoare de protecție, conform legii aplicabile, pentru a asigura integritatea și securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal;

7. ACTUALIZAREA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL.

În cazul în care oricare dintre datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat suferă modificări, spre exemplu dacă vă schimbați prenumele, numele sau adresa de e-mail sau dacă doriți să anulați orice fel de cerere către noi, sau dacă luați cunoștință de faptul că deținem orice date cu caracter personal incorecte cu privire la dumneavoastră, vă rugăm să ne anunțați prin comunicarea unui e-mail la office@royaltrans.ro. 

Nu vom fi răspunzători pentru nicio pierdere decurgând din date cu caracter personal incorecte, neautentice, insuficiente sau incomplete pe care ni le furnizați, după cum nu vom fi răspunzători pentru nicio modificare neprevăzută a datelor dumneavoastră cu caracter personal.

8. PERIOADA STOCĂRII DATELOR.

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi păstrate atât timp cât sunt necesare în mod rezonabil în scopurile permise prin prezenta sau până la momentul când vă retrageți consimțământul dacă acesta este temeiul prelucrării și Royal Trans Srl nu mai are obligația legală de a continua să stocheze datele respective. Cu toate acestea, vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când acestea sunt necesare pentru exercitarea sau apărarea de către Royal Trans Srl a unui drept al dumneavoastră sau al altei persoane în justiție, până la finalul perioadei de retenție relevante sau până la soluționarea respectivelor acțiuni în instanță.

Cu excepția cazului în care ne solicitați în mod expres să stocăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe termen mai lung sau a cazului în care datele cu caracter personal sunt necesare pentru apărarea unui eventual drept în justiție fără perioadă de păstrare, datele cu caracter personal vor fi șterse în termen de maximum 30 de ani de la data la care au fost colectate.

9. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ CU PRIVIRE LA DATE.

Sub rezerva anumitor condiții legale, aveți următoarele drepturi în legătură cu prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal:

– dreptul de acces – constând în dreptul dreptul de a obţine din partea Royal Trans Srl o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc și, în caz afirmativ, dreptul de a solicita o copie a datelor cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pe care le deținem; în cazul în care vă exercitați acest drept într-un mod care este evident abuziv sau nefondat, ne rezervăm    dreptul la rambursarea oricăror costuri necesare suportate de Societate;

– dreptul la rectificarea oricăror date cu caracter personal incorecte;

– dreptul la ștergerea datelor, care vă permite să obțineți ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în anumite cazuri (de exemplu, în situațiile în care v-ați retras consimțământul, prelucrarea nu mai este necesară pentru scopurile în care au fost colectate sau prelucrarea respectivă este contrară legii);

– dreptul la restricționarea utilizării de către IBT a datelor dumneavoastră cu caracter personal, în anumite cazuri (de exemplu, atunci când contestați exactitatea datelor dvs. personale, pentru o perioadă care ne permite să verificăm o astfel de exactitate);

– dreptul la portabilitate, care vă permite să primiți datele personale referitoare la dumneavoastră pe care ni le-ați furnizat, într- un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat sau să transmiteți aceste date altui operator;

– dreptul de a obiecta, care vă permite să vă opuneți prelucrării în  continuare a  datelor dvs. personale în condițiile și limitele stabilite de lege;

Royal Trans SRL va asigura exercițiul tuturor drepturilor dumneavoastră.

Dacă doriți să procedați în sensul celor de mai sus, vă rugăm să ne transmiteți un e-mail la adresa office@royaltrans.ro sau o notificare scrisă la adresa Str Dezrobirii, nr 33, sector 6, Bucuresti. Este posibil să vă cerem să vă dovediți identitatea comunicându-ne o copie a unui mijloc valabil de identificare pentru a ne conforma cu obligațiile de securitate pe care le avem și a împiedica divulgarea neautorizată a datelor.

Royal Trans Srl va lua în considerare orice solicitări sau plângeri primite din partea dumneavoastră și vă vom transmite un răspuns imediat ce va fi posibil, însă nu mai târziu de o lună de la primirea cererii.

10. ACTUALIZĂRI ALE NOTEI DE INFORMARE.

Cea mai recentă actualizare a acestei Note de informare a fost realizată în luna mai 2018.

Ne rezervăm dreptul de a actualize și modifica periodic informarea privind prelucrarea datelor, pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau orice modificări ale cerințelor legale. În cazul oricărei astfel de modificări, versiunea modificată va fi aplicabilă în  termen  de 5  zile  de  la  publicarea pe website-ul Royal Trans Srl sau de la aducerea acesteia la cunoștința dumneavoastră în orice altă modalitate.